生産性向上を目指す際に役立つ具体例を紹介!

企業の労働力と作業時間を有効に活用するためには、生産性向上を目指してさまざまな施策を行う必要があります。

しかし、生産性向上のためにできることは多く、本当に有効な手段を選択できなければ成果を得ることは難しいのが現実です。

むしろ根拠のない行動をしたことが逆効果となり、生産性を低下させる可能性もあるでしょう。

そこで今回は、仕事の生産性を向上させるための具体例を紹介します。

生産性向上のための計画立案を任されたマネージャーの方は、少ないリソースから大きな成果を生み出せるように、こちらで生産性向上の基本をチェックしてみてください。

生産性向上の3つの具体例

組織の生産性を向上させたいのなら、以下の3つの方法が具体例として参考になります。

自社の問題点や課題と照らし合わせて、有効活用できるものを参考にしてみましょう。

  • ①マニュアル作成による効率アップ
  • ②アウトソーシングを導入して社内のリソースを有効活用
  • ③POSシステムを利用した業務フローの改善

①マニュアル作成による効率アップ

生産性向上の代表的な施策が、マニュアルの作成です。

マニュアルの作成をすることで、社員への作業フローの教育の時間を削減できますし、自己流で効率の悪いやり方をする社員を減らすこともできます。

結果として空いた時間を他の重要な業務に充てることできるようになり、会社全体の生産性向上につながります。

マニュアルは上司が一方的に押し付けるのではなく、現場の意見を参考にして適宜修正を行いましょう。

特に、日常的に多くの従業員が携わる業務ほどマニュアル化をすることで効率化につながります。

②アウトソーシングを導入して社内のリソースを有効活用

専門性の高い仕事や単純作業などは、アウトソーシングを導入して一任してしまう方法も多くの企業で採用されています。

たとえばデータ入力などの簡易的な作業や、新しいITシステムを導入することで作業効率を高められる点などは、アウトソーシングを導入する際の具体例として紹介できます。

アウトソーシングを使えば社内のリソースを一新でき、より重要性の高い仕事に人員を割くことができます。

外部に任せたほうが効率よく業務が回ると判断される場合には、アウトソーシングに依頼することもおすすめです。

注意点として、アウトソーシングの導入にはコストが発生するため、結果的にそれ以上の生産性向上が実現できると判断されなくてはなりません。

コストとそれによって得られる利益を試算して、導入するかどうかを決定しましょう。

③POSシステムを利用した業務フローの改善

POSシステムを利用して受付や会計にかかる時間を短縮することも、生産性向上の具体例として参考になります。

POSシステムとは、売上数や在庫管理などの情報管理機能を備えたシステムです。

レジなどに導入することで、すぐに業務データが獲得できる便利なシステムとなっています。

 

このPOSシステムの例は、実際にレジを利用することはない業種でも参考にできます。

この例からわかることは、POSシステムのように業務における「絶対に必要な仕事」を優先的に改善していくことが生産性向上につながるということです。

販売業におけるレジのように、必ず行わなければいけない仕事を自社の業務から具体的に探し出すことがポイントになります。

POSシステムのように、業務フローを改善することで生産性向上に直結できる要素をチェックしてみましょう。

個人で行える生産性向上の3つの具体例

生産性向上は、組織単位だけではなく個人で行うこともできます。

下記の具体例を参考に、個人単位での生産性向上を目指してみましょう。

  • ①タスク管理の見直し
  • ②新しいスキルの習得
  • ③不要な業務プロセスの置き換え

①タスク管理の見直し

個人単位の生産性を向上させるためには、タスク管理を見直すことが重要です。

タスクが見直されれば、だらだらと仕事をすることがなくなり、別の仕事に労力をかけられるようになります。

生産性向上になることはもちろん、働きすぎといった問題点の解決にもつながります。

具体的には自分が普段行っているタスクに役立つツールを導入し、わずかな時間で高い効果を得られるように環境を整えます。

 

たとえばメールをスムーズに返信するためのテンプレートを用意するなど、継続して利用できるものを導入するのがポイント。

普段の習慣になってしまっている部分にこそ見直せるポイントは隠れているので、意識して日常的な業務に目を向けてみることがおすすめです。

個人単位でタスクを見直すことは結果的に組織の生産性向上につながっていくため、まずは小さなポイントを見直してみましょう。

②新しいスキルの習得

作業効率を改善できるようなスキルの習得も、個人単位での生産性向上につながります。

具体的に自分の業務に役立つスキルが思いつくのなら、勉強の時間を確保することもおすすめです。

たとえばパソコン業務に課題を感じるのなら、役立つツールの使い方などをスキルとして習得することが生産性向上につながります。

他にも営業の仕事で生産性を向上させたいときには、計画を立てるためのフレームワークを学ぶなどの方法が具体例として考えられるでしょう。

新しいスキルの習得は長期的なメリットになるので、生産性向上という目標をきっかけに挑戦してみることもおすすめされます。

③不要な業務プロセスの置き換え

業務の中に不要なプロセスがある場合、それを別のシステムに置き換えることでスムーズに生産性向上を実現できます。

習慣化しているプロセスに心当たりがあるのなら、新しいシステムやテクノロジーに置き換えることができないかチェックしてみましょう。

たとえばアナログな業務連絡を最新の連絡ツールに置き換えるといった方法で、業務プロセスを最適化できます。

個人単位のプロセスの変更でもその他の社員に影響を与えて、会社のシステムそのものを変えるきっかけになり得ます。

「先輩がずっとやってきたことだから」「昔は効果があったから」といった惰性で続いている不要なプロセスはどんどん今の主流システムに置き換えて、生産性向上につなげていきましょう。

生産性向上の意味とは?

生産性向上の意味がわかると、そのためにできる具体例が把握しやすくなります。

実際に行動する前に、改めて生産性向上の意味をチェックしてみましょう。

わずかな投資で高い成果を上げること

生産性向上とは、わずかな投資で高い成果を上げることを意味します。

ただ成果を高めるだけでなく、いかに投資する資金・時間・人員を節約するかが課題となるのが特徴です。

生産性向上の結果は、「投入した資源/実際の成果」で割り出すことができます。

 

たとえば100のエネルギーで2000の成果を生み出していた業務を、50のエネルギーで同じく2000の成果を生み出せるように変えていくのが生産性向上です。

この場合前者の生産性が20、後者の生産性は40として計算できます。

単純計算で倍の生産性が生み出せたことになるのです。

 

一方で200のエネルギーを投入して2500の成果を得た場合、成果自体は上がっていても、生産性は下がっているという評価になります。

成果を高められても、その分投資するコストが高まっている場合には、生産性向上は実現できていないといえるのです。

生産性向上と業務効率化の違い

業務効率化とは、業務の改善を通して効率化を図る取り組みを意味します。

生産性向上のように直接成果につながるのではなく、まずは業務そのものの効率化を目指すという目的の違いがあるのです。

職場でも個人単位でできる生産性向上は、業務効率化に近い施策となるでしょう。

生産性向上の方が広い範囲での対策が考えられ、長期的なメリットが大きくなります。

業務効率化と生産性向上の違いを理解した上で、具体的な手段を取り入れていくことが大切です。

生産性向上が重要な理由

生産性向上は企業が取り組むべき項目として広く認知されていますが、なぜこれほどまでに重要視されているのでしょうか。

生産性向上が注目されている背景を知って、その重要性を把握しましょう。

労働人口が減りつつある

少子高齢化などによって労働人口が減少しつつあることが、生産性向上を重要視する理由になっています。

これからは労働力の確保が難しくなると予想されるので、より少ない投資で成果を上げる仕組みが必要となるのです。

生産性を支える労働人口は1995年をピークに減少し続け、将来的にはさらに低下するとされています。

政府が進める働き方改革の影響で労働力の酷使もできないので、今後は限られた労働力を上手に回す手法が企業の経営に不可欠となるでしょう。

労働人口の減少をカバーするひとつの対策として生産性向上が注目されていることを、この機会に把握しておいてください。

技術革新による国際競争力の激化

IoT技術やAIの発展によって国際競争力が激化していることも、生産性向上の具体例に価値が高まっている理由のひとつです。

日本は主要先進7カ国のなかで労働生産性がもっとも低く、1970年以降ずっと最下位となっています。

国単位で生産性が伸び悩んでいることは、グローバルな市場が当たり前となっている現代において企業の評価を下げることにもなり得ます。

そういった現状を変えるためにも、生産性向上による競争力の向上は重要になっているのです。

これからさらに技術革新が進んで国際競争力が高まることを予想して、今から生産性向上に
取り組むことが大切です。

企業の生産性向上には補助金・助成金が出る

企業の生産性向上に対する取り組みには、補助金や助成金が支給されるケースがあります。

生産性向上のために新しい環境の整備などを行う場合には、各種補助金や助成金が受け取れないか確認してみましょう。

  • 業務改善助成金
  • 設備改善等支援コース
  • IT導入補助金

業務改善助成金

中小企業・小規模事業者を対象に、事業内でもっとも低い賃金の引き上げと設備投資を支援する制度です。

事業内最低賃金を30円以上引き上げ、かつ設備投資(業務に必要な機械やPOSシステムの導入)を行った場合にその費用を一部国が補助します。

最低賃金を引き上げる労働者数や事業場の環境などによって助成金の上限額は変わります。

生産性向上のために新たな設備を導入する予定があるのなら、業務改善助成金の条件を確認しておきましょう。

両立支援等助成金

従業員の仕事と家庭生活の両立をサポートする企業に対して支給される助成金で、人材確保のために利用できる施策です。

育児、介護、再雇用といったコースに分かれていて、人材を確保した上で生産性向上に取り組みたい企業にメリットがあります。

働きやすい環境は従業員のモチベーションを高め、個人単位での生産性を向上させることにつながります。

従業員への直接的な支援を検討する場合には、両立支援等助成金の内容をチェックしましょう。

IT導入補助金

中小企業・小規模事業者を対象に、組織の課題やニーズに必要とされるITツールを導入する際に費用の一部が補助されます。

ソフトウェア費用や導入にあたって必要となる関連費用が補助の対象になり、売上アップや生産性向上につながる行動を金銭面からサポートしてくれます。

補助されるITツールは、IT導入支援事業者が事務局に登録したものだけが対象です。

ソフトウェア以外にも、ソフトの拡張に必要なオプションや、ITツールの導入を手助けするコンサルティング費用なども含まれます。

IT関連のシステム・設備を導入するケースでは、IT導入補助金への申請を検討しましょう。

まとめ:生産性向上を目指すにはまず具体例を知ることが大切

生産性向上に関する行動は、これからの事業を成功に導くためのひとつのポイントになります。

この機会に具体例を確認して、自社でできることがないか確認してみてはいかがでしょうか。

生産性向上は業務改善とは違い、成果を求める企業の直接的な指針となる考え方なので、一度本格的な導入を検討してみるのがおすすめです。