人事の業務委託って?任せられる仕事・メリット/デメリットについて徹底解説!

人事の仕事は将来的に会社の業績や社内環境に関係する重要な業務ですが、高度な人事施策を扱える人材が不足していたり、細かな業務に忙殺されて本来行うべき仕事にリソースを割くことができていなかったり、というケースが多く見られます。

こういった場合には人事の業務委託を利用することで、仕事の生産性を向上させることができます。
とはいえ、人事業務を委託したことがない企業の場合、

・業務委託の人事に任せられる仕事内容
・業務委託を利用するメリット
・業務委託の紹介会社の選定方法

が不明瞭な状態なのではないでしょうか。

そこで今回は、人事領域の業務委託を検討している方向けに、これらの事項について詳しく解説したいと思います。

人事の業務委託の種類、委託できる業務内容

まず、人事の業務委託は担当業務によって大きく2つに分かれます。

企画型人事

主に採用戦略設計、制度設計、ミッション・ビジョン・バリュー (MVV)設計などの組織開発に関わる企画を担当してきた人事を指します。 これまで人事領域の責任者として戦略立案を担当してきた方が多く、そこで培ったノウハウの提供が業務内容になります。

委託に適している業務は以下のようなものになります。

人事制度設計

経営理念や経営制度を浸透させ、社員のパフォーマンスを向上させるために必要なのが、等級制度/評価制度/報酬制度です。会社のコアとなる制度の設計に関して、広い知見を持った人事に委託することができます。

採用戦略設計

企業によって求める人材のスキルや人数は様々です。自社が求める人材を確保するには、採用にあたり計画や市場調査など多くの知識と労力、採用力が必要となります。

単純な計画設計ではなく、求める目標へ到達できるかの戦略、進捗確認まで採用のプロへ依頼することが可能です。

エンゲージメント施策設計

従業員の会社への信頼感や貢献意欲を高めるためには適切なタイミングで適切な施策を打つ必要があります。そのための福利厚生制度の設計なども、委託することが可能です。

社内研修設計

マナー研修、セルフマネジメント研修など、社員の成果向上と組織活性化に貢献するような研修をアレンジし実行してもらうことも可能です。

ミッション/ビジョン/バリュー設計(MVVの作成、浸透など)

会社の核となるミッション/ビジョン/バリューですが、いざ設計するとなるとどう形にすればよいか分からないもの。様々な会社のMVVを見てきた人事に業務委託することで、自社の思いを反映したMVVを設計することができます。

実務型人事

採用における媒体運用、スカウト、労務の業務の代行といった、人事領域をはじめとするバックオフィスの業務の遂行を担当してきた人事を指します。

自身の更なるスキル向上や貢献の幅の拡大を目的としている方が多く、即戦力として実業務を遂行可能です。

委託に適している業務は以下のようなものになります。

新卒採用業務

採用のほとんどの業務を外部へ依頼することが可能ですが、代行業務の範囲については依頼する会社によって異なります。採用計画の立案から、求人広告掲載代用、応募者管理、DM・スカウト管理、面接など、幅広い業務の中から自社に必要な部分を委託できます。

中途採用業務

中途採用の場合、母集団形成の仕方は新卒採用の時と変わってきます。面接で見るべきポイントも変わってきますので、自社の中途採用にフォーカスした戦略立案、実行が必要です。

労務の業務

給与計算、社会保険などの保険管理、年末調整業務といった労務業務は膨大な作業やチェックが必要となり、時間のかかるものが多いですが、このような業務も委託することができます。

人事の仕事を業務委託するメリット

実際に人事の仕事を業務委託するメリットは以下のようなものがあります。

採用/育成と比較して低コスト

人事の業務は専門的なものが多く、自社で育成する場合教育コストがかかる上パフォーマンスを発揮するレベルになるまでに時間がかかってしまいます。その点、業務委託では既にスキルが身についた方に依頼できるため、案件の期間にもよりますが低コストで済むことが多いです。

転職市場にいない優秀な人事に依頼ができる

会社で活躍しつつ副業として業務委託の仕事を請け負っている人事や、長年人事部で仕事を積んでフリーランスになった人など、転職市場にはいない層の人事にアプローチできます。

繁忙期にスポットで即戦力が補強できる

人事の仕事には繁忙期があり、例えば新卒採用業務などは年間の中でかなり忙しさに差が出るものになります。繁忙期に業務委託を行えば、社員はよりリソースを割くべき業務に集中できるでしょう。

人事の仕事を業務委託するデメリット

機微な情報は共有できないため、フォローできない業務もある

社員情報の中にはセンシティブな情報もあります。個人情報漏えいの可能を考えると、共有しづらい情報に関しては社員が扱うしかなく、ここに関しては業務委託が難しくなります。

社内でノウハウが構築できない

最初からスキルを有している人事にタスクを依頼できるのが業務委託の魅力ですが、裏を返せば自社にはその能力を身に着けた人材が育たないということになってしまいます。社内でノウハウが蓄積されない点はデメリットと言えるでしょう。

費用がかかりすぎてしまう可能性

適切に依頼すればコスト削減に繋がる業務委託ですが、全ての場合でコスト削減に繋がるとは限りません。想定外の追加料金がかかってしまい、結果的に従来より費用がかさんでしまう可能性も考えられます。
どの範囲のをアウトソーシングするのか、それによって追加費用が発生してしまうことはないかをあらかじめ確認し、依頼することが大切です。

人事の業務委託が適している企業例

人事の業務委託が適している企業の例としては、企画型人事・実務型人事それぞれの場合で以下のような特徴があります。

企画型人事への業務委託に適しているケース

①企業規模の拡大に伴いより高度な人事施策が必要

事業規模の拡大に伴って組織の規模を拡大させていくタイミングでは、人員増加に合わせて個人・組織マネジメントの手法も変化させる必要があります。自社にそのような知見がない場合、詳しいノウハウを持った人事に業務委託するのがよいでしょう。

②希少性の高い人事施策(エンジニアの採用広報など)が必要

希少性の高い人事施策を行う際、自社や周囲にはノウハウを持った人材がいないケースがあります。このような場合には、業務委託で適切なスキルを持った人材に依頼するのが効果的です。

③プロパー社員の育成に時間がとれていない

日々の業務に追われプロパー社員の育成に十分なリソースを割けていない場合、目の前の業務に関する知識は社内に蓄積されても、より高次元の領域に関する知見が育ちづらくなります。社員のみで対応できない業務に関しては、業務委託で外注すると円滑に進行できるでしょう。

企画型人事を実際に導入した事例としては、以下のようなものがあります。

■導入事例
株式会社うるる 176名(2019.12) IT / BPO / クラウドソーシング

企業規模拡大をうけて、既存の人事制度だけでは個人・会社双方の成長において不具合が生じるようになり、人事制度の改定が必要になったケース。自社だけでは客観性に欠け、今までの知識経験からしかアイディアが出てこない恐れがあるため、社外のプロと壁打ちしながら作りたかったが、転職市場にはそのような専門家が少なかったことや、また新たに人を採用するほどの業務を依頼したいわけではなかったことを踏まえ、フリーランスの方を採用するに至りました。
そこで人材業界、広告業界などの人事責任者を担当し、人事設計領域において深い知見と実績を持つ方を採用。 高い専門性はもちろんのこと、会社・経営者の意図を汲み取るスタンスにより、 経営者の想いが反映されつつ、精度の高い制度設計につながりました。

実務型人事への業務委託に適しているケース

①繁忙期にリソース不足に陥ってしまう

人事の業務には繁忙期があります。例えば採用活動の時期、新入社員入社時期、査定・昇給の時期、社会保険算定の時期、年末調整の時期といった時期には業務が集中するため、満足に手が回らないこともあります。こういった場合には、実務型人事に業務委託して業務をうまく分散することで社員の過労やミスを回避できます。

②慢性的な作業量過多により、本来実施すべき中長期的な施策への集中ができない

人事の業務は多領域に渡ります。少ない人数で業務に当たっている場合、それら全てを賄わねばならず、逼迫した業務をこなすことに追われて中長期的な施策にまで目を向けられないことがあります。こうした際にも、業務委託が有効です。

③正社員としての雇用に必要なコストやリソースはないが、早急に社内に即戦力が必要

例えば立ち上げ期のスタートアップなど、正社員として人事を雇用するリソースはないものの社内の整備が必要なケースにも、実務型人事への業務委託は有効です。

実務型人事を実際に導入した事例としては、以下のようなものがあります。

■導入事例
リノベる株式会社 約200名(2020.4) 建築(リノベーション)
採用メンバーの退職が確定した中で、新卒採用シーズンが始まってしまい、急ピッチでメンバーを補強する必要があったケース。社内異動や既存メンバーの戦力化にはどうしても時間がかかってしまう一方、それまでの母集団形成がうまくいっており選考スピードを落としたくなかったため、すぐに戦力として動けるフリーランス人事の方にスポットで手伝ってもらうことになりました。
10年間人事領域に携わり、独立して主に採用案件にご活躍していた、経験豊富なフリーランスを採用した結果 採用に動いてから1ヶ月後にはアサインが完了し、スピーディな戦力補強を実現できました。

人事業務委託サービスの見極め方

自社の課題に寄り添った提案をしてくれる企業であるか

業務を委託する企業は、単なるコスト削減のための外注先ではなく、あくまで戦略的なベクトルを持った対等な関係のパートナーとして考えることが大切です。

自社の成長戦略を理解・共有し、問題点や課題へ適切な対応力を持つ優れたパートナーを探すことは、業務委託先を選ぶときに最も重要な条件のひとつであるといえます。

どの業務をアウトソーシングするのか

人事の業務委託を戦略的に活用するためには、自社にとっての重要な業務が何かを抽出したうえで、「どの業務を委託するべきか」を慎重に見極める必要があります。

自社から分離させやすく、依頼が簡単な業務から手を付けたくなりがちですが、まずは社内で対象業務の棚卸しからはじめ、委託すべき業務を顕在化させることが大切です。

導入実績や専門性のある企業か

人事の担当業務の中には、社会保険など専門的かつ範囲が広い法律に対応する必要があるものがあります。
多くの導入実績のある会社でも、そのような知識・ノウハウが十分にあるか、安心して依頼できるかを十分に見極めることが大切です。

まとめ

ここまで人事の業務委託についてお伝えしてきました。

人事の業務委託は、適切なタイミングと範囲で行えば大きなリターンが得られます。「どこまでの業務を委託するのか」を明確にして、問題点や予算、委託先企業を十分に検討し、適切なプロセスを踏んで計画を進めることが大切です。

こういった事例にお悩みの方は、ぜひ下記ページよりお問い合わせください。

 

 

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