「細かいもの含めるとタスクが多すぎて管理しきれなくなってきた！」
「メンバーの業務管理を効率よくできていないのが申し訳ない…」
「プロジェクト管理をもっと効率的かつ完璧な方法で検討したい」
こんな願いをかなえてくれるのが注目されている「Asana」です。
今回の記事では、Anasaの便利ポイントをわかりやすく解説していきます！
- Asanaの使い方は？
- そもそもどんなことができる？
- 管理に欠かせないガントチャートは？
- 料金は？
- Slackなどとの連携は？
など、Asanaがどうして注目されているのかを含め理解することができます。
Asanaの基本的な使い方（プロジェクト作成・メニュー・メンバー追加）
Asanaの基本的な使い方として、プロジェクトへのメンバー追加、メニュー、プロジェクトの新規作成について解説します。
メンバーを追加する
プロジェクトにメンバーを設定する場合には以下の3STEPだけで完了です。
- プロジェクトを開く
- 画面上部にある「＋」マークを押下する
- 追加したい人のEMAIL・名前入力 ※登録済み：予測変換で出るメンバー選択
- 招待されたメンバーが送られたメールで「View Project」ボタンを押下
基本メニューについて
プロジェクト単位にアクション出来るメニューを上から順に解説します。
- ハイライトカラー設定：プロジェクトごとに選択可能
- お気に入り追加：サイドメニューの上の方に表示される
- 最近使用したプロジェクトから削除
- ダッシュボードに追加
- プロジェクトのコピー
- プロジェクトをアーカイブに移動
- プロジェクトの削除
プロジェクト新規追加
「プロジェクトを追加」のボタンを押し、以下の項目を設定するだけの簡単操作で完了します。
- プロジェクト名
- レイアウト（表示形式）
- プライバシー（自分だけかほかのメンバーにも共有するか）
また、プライバシーをどちらに設定したとしても、あとからアクセス可能なメンバーを個別に設定することが可能です。
タスクの追加
タスクの追加も簡単操作で行えます。
タスクは色々な方法で追加できますが、基本的に「プロジェクトの中にタスクを作る」ということだけ覚えておきましょう。
※プロジェクト直下に置くようなものでなければ「ToDoリスト」で管理できます。
ボードビューは付箋感覚でタスク管理できる
ビューは希望に合わせてチョイスできます。
ボードビューは画像のように、ホワイトボードに付箋で管理するのに似ています。
ドラッグ&ドロップで簡単に移動でき、未着手・作業中・完了がわかりやすいのが特徴です。
ガントチャートを簡単作成：Asana＋Instagantt
Instaganttとasanaを連携することで、タスクとプロジェクトを視認可するガントチャートを作成することができます。
作成されたガントチャートは思い通りに情報付加することができるので、使い勝手も抜群！
- プロジェクト完了の期限はいつか
- 消化しなければならないタスクはどれだけあるのか
- 一つ一つのタスクを消化するのにどのくらい時間がかかるのか
- 各メンバーの予定はどうなっているのか
- タスク同士の関連性（依存性）も含めた管理
これらすべてをパッと見て理解できるガントチャートを自動的に作成できるAsanaは世界中で愛用されているといっても過言ではないでしょう。
InstaganttとAsanaの連携の仕方
- Asanaにログイン（無料登録・有料プランの無料お試しも可能）
- メールアドレスもしくは「Asana 連携」からInstaganttの無料アカウント登録
- Instaganttに同期するプロジェクト・マイタスクリストを選ぶ
これだけの簡単作業で連携は完了。
タスクの進捗状況も、親タスクの期限変更があった場合に自動で子タスクの期限も変更されるなど、手作業での漏れやミスを防ぐこともできます。
一方、Asanaにも有料会員限定でガントチャート機能が実装されましたが、「タスクの進捗状況」や「親子関係にあるタスクの管理」などは利便性が低いため、ここでの紹介は省いています。
タスク変更通知もSlackで受け取り：Asana＋Slack（タスク作成&通知）
Slackと連携すると、Asanaのタスクに変化があるとSlackに通知が来るようになります。
通知内のAsanaのリンクをクリックすると直接タスクのステータス変更などがおこなえるので便利。
slackのメッセージBOXにスラッシュコマンドで「/ asana create」と入力すれば新規タスクを作成することもできます。
slackのメッセージから「アクション」ボタンを押して既存タスクにメッセージを追加することも可能です。
※Automate.ioと連携するとSlackだけでなくTrell・Salesforce・Zendesk・G suiteなども含めてワークフローを自動化できます
※「ルール」を使えば自動的にアクション出来るようになりｓまう
ルールとは？
ルーチンワークになっている入力業務は「ルール」（※Basicユーザー不可）を作成して活用することで簡単に繰り返し構築が可能になります。
ルールは自分で”ギャラリー”にある「ルール」アイコンからオプションなどを指定して作成できます。
あらゆるデータを取り込みタスク化：Asana＋Asana CSV Importer
Exel、スプレッドシート、Smartsheet、trelloなどのデータをAsanaに簡単に取り込めるのが「Asana CSV Importer」との連携です。
取り込みたいデータをCSVに落としたら、データを取り込むだけ。
取り込んだデータはタスクとして管理することができ、操作も簡単です。
- Asana にログインもしくは新規登録
- トップバーの「+」ボタンをクリックし新規プロジェクト作成
- インポートオプション選択
- アップロードするCSVファイル選択
- インポートデータを確認（編集可能）
- インポートする
CRM/SFAをより効率よくタスク化：Asana＋Salesforce
Salesforce（セールスフォース）は世界中で活躍しているCRM/SFAツール。
セールスフォースの顧客管理・業績貢献の恩恵をさらにUPさせるのがAsanaとの連携です。
顧客管理や成約率をさらにUPさせるため、必要なタスクは何かを把握しやすくなります。
Googleカレンダーにプロジェクト・タスク表示：Asana+Googleカレンダー
AsanaとGoogleカレンダーを連携させると「googleカレンダー上にタスクを表示」して見落としを防ぐことができます。
例えば出先にいることが多い管理者だと、なかなかPCでゆっくりチェックする時間がないということも。
（Asanaはスマホアプリもあるので出先でもチェックは可能です）
そんな時に便利なのがオフの時でも利用することの多いGoogleカレンダーにタスクを表示してくれるAsanaとの連携機能。
せっかくタスクを管理していても見落としては意味がない、ということでGoogleカレンダーを利用する方にはオススメ度の高い機能です。
プロジェクトの同期をさせる
GoogleカレンダーとAsanaを同期させるには、Asana・Googleカレンダーの双方で操作が必要です。
以下に特定のプロジェクトを同期させる方法を記載します。
＜Asana側での操作＞
- 同期するプロジェクトをサイドバーで選択
- プロジェクトヘッダーのプロジェクトアクションメニュー⇒「エクスポートオプション」
- 「カレンダーに同期」を選択しGoogleカレンダータブ内のリンクをコピー
＜Google カレンダーでの操作＞
- 「カレンダーを追加」⇒「URLで追加」
- Asanaでコピーしたリンクを、URLフィールドにコピペ
- 「カレンダーを追加」をクリック
マイタスクを同期
プロジェクトに続き、自分のタスクを同期させる方法です。
こちらもAsanaとGoogleカレンダー双方の操作が必要になります。
＜Asana側での操作＞
- マイタスクヘッダーのアクションメニュー⇒「カレンダーに同期」
- Googleカレンダータブにあるリンクを全てコピー
＜Google カレンダーでの操作＞
- 「カレンダーを追加」⇒「URLで追加」
- Asanaでコピーしたリンクを、URLフィールドに貼付ける
- 「カレンダーを追加」をクリック
顧客に関するタスクを自動追加：Asana+Userback
UserbackとAsanaを連携すると顧客から受け取ったフィードバックを記録し注釈を付けたり、受け取りするということをAsanaの新規タスクに追加することが可能になります。
日々の業務に追われて忘れてしまいがちな問題も、しっかりタスク化されるので「うっかり」が無くなります。
顧客からのフィードバックをしっかり受け入れ対策することが顧客満足度UPにつながり、業績UPにつながることは言うまでもありません。
Asanaの良いところをさらに強化してくれる機能としてUserbackとの連携もおすすめしておきます。
UserbackとAsanaを連携させる手順は以下になります。
- Userbackの連携ページからAsanaパネルの「アクティブボタン」をクリックする
- Asanaでアカウントの認証を許可し許可情報入力
- プロジェクトを選択しAsanaとの連携を確立させる
- 「Test」ボタン⇒テスト実行⇒とAsanaにテストスフィードバックが送信できるので確認
Asanaは「仕事のクオリティをUPし最大限の効率化」することを可能にするツール
Asanaは世界195か国・何百万人というユーザーに利用されています。
- 仕事のクオリティとスピードをUPさせたい
- 生産性の向上を図りたい
- 勤務時間を最大限効率化したい
- 業務の割り振りを確実かつ効率よくしたい
このような現場でよくある悩みを解決し、時間を管理する方法として利用されるツールがAsana。
Asanaでできるのはどんなことか簡単にリストアップしてみます。
- 全体的な業務量・個人やチームのタスク量も一目瞭然で簡単管理
- 様々なシステムと連携しメール・スプレッドシート・手書きメモ・業務上資料を一元管理
- 連携できるシステム・サービスは140!
- 繰り返すプロジェクト・タスクはテンプレート・オートメーション利用で効率よく管理可能
- 全体（特定のメンバーへも）への情報伝達・タスク管理もできる
- 外部で作業中のメンバーとも情報共有可能
- 個人的なToDoリストも作成できる
- メール・コミュニケーションツール・顧客からのFBも自動でタスク管理可能
- 多種多様なレイアウトで見やすい方法でタスク・プロジェクトを表示可能
連携することでAsanaでできることはより幅が広がり、業務の効率化は加速します。
連携しなくても、見やすく伝わりやすい形で簡単にプロジェクト・タスク・メンバーの管理が可能なAsana。
業務量が多くなったり、企業やチームの規模が拡大すると各メンバーへの仕事の割り振りも簡単にはいかなくなりますよね。
そのような時でもメンバーに偏った負担をかけてしまったり、また重複してしまったり、関連した業務の割り振りをスムーズに的確に推し進めることができます。
大事な顧客との関係性向上のためにも役立つ機能を備えたAsanaなら、生産性向上のみならず既存顧客・見込み顧客との関係もしっかりとしたものに。
大企業（NIKKEI・ANAなど）でもとり入れられているAsana
AsanaはNIKKEI・ANA・Softbank・CyberAgent・JAL・RICOH・三菱地所・SmartNewsといった大企業でも取り入れられています。
個人でも中小企業でも使い勝手の良いサービスですが、1500人以上の大企業でも使えるビジネスツールであるということも実証されているということになります。
Asanaの料金：無料で使えるプラン&お試しもできる
続いてAsanaの4つの料金プランについて解説しましょう。
全て無料で試してから始めることができるので、気になるけどいきなり有料って…という場合にも安心です。
| プラン | 月額料金 | 備考 |
|---|---|---|
| Basic | 無料 | 個人やプロジェクト管理を始めたばかりのチーム向け |
| Premium | 1,475円 | 100名までのチーム向け |
| Business | 3,300円 | 複数プロジェクトを管理しなければならないチーム向け |
| Enterprize | 問い合わせ | 高度なセキュリティとコントロール・サポートが必要な場合 |
Asanaは無料でも使えて大企業でも活躍中の業務効率化管理ツール
無料でスタートでき、社内外問わず作業しているメンバーの偏りも防ぎ、最適なプロジェクト管理を実現してくれるAsanaの魅力をお伝えしてきました。
個人から大企業でも使える懐の深さ、そして他システムとの積極的な連携により使い手の利便性を最優先に考えられた管理システム。
国内だけでなく海外で働くメンバーのいる企業でも、離れているからと管理がおろそかになることもなくなります。
プロジェクト管理に欠かせないガントチャートも使い勝手よく簡単に作成できるので、管理コストも大幅削減可能！
セールスフォースやGoogleカレンダー、Dropboxやスプレッドシートなど、もともと使っているシステムとの連携も可能なので、これまでのことを0から構築するような手間もありません。
まずは気軽に試してみて、その後どうするか検討するのも無料だからこそ気軽にできます。
メンバーに偏った負担をかけることなく、最適な人員配置も可能にしてくれるAsana、是非検討してみてはいかがでしょうか。
