業務効率化のアイディアと事例を取り入れて、生産性を向上させよう!

この記事では、業務効率化のアイデア・事例について詳しく解説しています。

業務効率化の目的

業務効率化とは、業務の達成において余計な作業を省くことです。

例えば、書類を探すという作業を省くならば、ファイルサーバーなどのITシステム導入が考えられます。

しかし、闇雲に導入しても覚えることが増えるだけで、システムを使うことも面倒になり、コストだけかけて業務効率化ができないという結果になりかねません。

業務効率化を行うには、明確な目的を設定すること、つまり効率化された結果を実感できるように取り組む必要があるのです。

例えば、以下のような目標を設定することで結果をイメージできるでしょう。

  • 業務への集中
  • 残業時間削減
  • 属人化を防ぐ

業務への集中

業務効率化の目的は、細かな作業に気を取られることなく業務へ集中できる環境を作ることです。

例えば、進捗管理や書類整理など、売上に直接関係しない作業をシステム化することで、業務への集中につながります。

売上に直結する業務を進める中で、スケジュールやタスク管理を業務の流れとしてスムーズに組み込むことを意識しましょう。

業務に必要なメモや議事録を都度探すという手間は、集中が途切れる原因にもなるのです。

残業時間削減

業務へ集中できることで、時間外で行う残処理が不要になります。

残業時間を削減する目的で業務効率化を行えば、実際に残業がなくなったときにその成果が実感できます。

無駄な作業というものはほとんどありませんが、「迷うこと」や「確認すること」を業務の流れの中に関連づけることで、作業に対する作業の時間短縮が可能で、残務の時間を減らすことにつながります。

属人化を防ぐ

属人化を防ぐことも業務効率化のポイントです。

例えば、プロジェクトごとにスケジュールやタスクを共有することで、チームや企業全体で業務の進捗を確認できます。

業務がオープンになるということは、誰かがいなければ業務が進まないという属人化を防ぐことにつながるのです。

突然の病欠や退職などで、業務が止まることがなくなり、フォローや引き継ぎもスムーズに進めることで、業務自体を効率的に進めることが可能です。

業務効率化のアイディアと事例

業務効率化は、業務の流れを妨げる作業をスムーズにするアイディアで実現します。

すぐに取り掛かれるアイディアと事例は、以下のものが挙げられます。

  • マニュアル化する
  • アウトソーシングも検討する
  • ファイル管理システムの導入
  • スケジュール管理システムの導入
  • 連絡チャットを利用する
  • ショートカットキーを覚える

マニュアル化する

業務効率化において、比較的着手しやすいのが作業のマニュアル化です。

業務の中でルーティンとなる作業は、新入社員が初見で作業できることを前提としたマニュアルを作成しましょう。

作業をマニュアル化することで、オペレーションに対する確認作業が不要になります。

また、新しい作業工程を教える際、教育のための人件費を削減することが可能です。

作業のマニュアル化は、業務効率化の第一歩だと言えるでしょう。

マニュアル化のポイント

例えば、システムオペレーションの業務をマニュアル化する際には、以下のポイントを押さえておきましょう。

ポイント1:マニュアルの利用者を明確にする

マニュアルを作成する際には、その利用者を明確にしておきましょう。

IT業界未経験の人が利用するマニュアルに専門用語を多用しても、それはマニュアルとしての機能を果たしません。

マニュアルを利用する人を想定することで、文言や説明のレベルを調整する必要があります。

ポイント2:画面キャプチャーや図などを積極的に使う

システムオペレーションのマニュアルでは、PCの操作手順を細かく記載しなければなりません。

ただし、すべてを文字だけで表現すると非常に読みにくいものになってしまいます。

極端に言えば、画面キャプチャーだけを見れば操作できるレベルが理想です。

画面キャプチャーや図を用いることで、視覚的に操作手順が分かるマニュアルを作成しましょう。

ポイント3:例外処理は別マニュアルで作る

システムのオペレーションでは、エラーなど例外処理の手順も必要です。

しかし、一つのマニュアルに広範囲の手順を載せることは避けた方がよいでしょう。

マニュアル作成の目的は、作業の複雑さをなくすことと、マニュアルを見るだけで、だれもが同じ業務を行えるようにすることです。

マニュアルの流れの中に、エラー時の操作を詰め込んでしまうと、どうしてもオペレーションの流れが止まってしまいます。

マニュアルを見ながらオペレーションをする際に、迷いや確認事項が出ないよう、エラーなどの例外処理手順は、別マニュアルとしてまとめて作成しましょう。

アウトソーシングも検討する

一部の業務をアウトソーシングするのも、業務効率化の一つです。

アウトソーシングとは、平たくいえば業務の外部委託で、業務の一端を委託先に任せてしまう、あるいは業務効率化のアイディア実現を手伝ってもらえます。

アウトソーシングでは、業務の専門家に委託するため、成果を期待できます。コスト削減し、クオリティの高い結果を得ることが目的です。

また、一部の業務をアウトソーシングすることで、社内の業務に集中でき、業務効率化につながります。

アウトソーシングのポイント

アウトソーシングのポイントは、自社業務を切り出すこと。そして、アウトソーシングを外部リソースとして見ることです。

ポイント1:業務の切り出し

アウトソーシングのポイントは、委託する業務を明確に切り出すことです。

アウトソーシングできる業務には次のようなものがあります。

  • ITサービスのインフラ:クラウドサービスの利用
  • 経理業務:クラウド会計ソフトの利用
  • 問い合わせ窓口:コールセンターの利用

クラウドサービスを利用することは、ITインフラのメンテナンスやセキュリティ面の管理をアウトソーシングするということです。

また、問い合わせ窓口としてコールセンターをまるごとアウトソーシングすることも可能です。

ポイント2:外部リソースとして見る

アウトソーシングに求めるものは、自社でまかなえない設備やノウハウ、人材などのリソースです。

外注の場合は、一定の成果物を納品してもらうことですが、アウトソーシングは、足りないリソースを補うために利用します。

イメージしやすい事例としては、ITサービスのインフラを委託できるクラウドサービスでしょう。

サーバやネットワーク、セキュリティなどのITインフラを自社で用意する場合、コストはもちろん専門の人材が必要です。

しかし、これらITインフラをクラウドサービスへ委託すれば、そのすべてのリソースがまかなえるのです。

オペレーションやサービス利用は社内のPCから行えますし、ネットワークやサーバなど物理的なインフラは、クラウドサービスが管理してくれます。

このように、アウトソーシングでは、自社で外部リソースを使って業務を行う、という見方が大切です。

ファイル管理システムの導入

業務効率化のアイディアとして、多く導入されているものの一つがファイル管理システムです。

ファイル管理には、文書管理システムやファイルサーバーがありますが、主な目的は書類をデジタルデータ化することです。

業務において、紙のデータを探す手間を省くことは、優先的に効率化すべき部分だといえます。

書類をデジタル化することで、書類を探す手間や保管作業を簡略化できるからです。

ファイル管理システム選定のポイント

ファイル管理システムには、大きく「文書管理システム」と「ファイルサーバー」に分かれますが、選定については業務内容から判断しましょう。

ポイント1:保存と保管を明確にするなら文書管理システム

文書管理システムは、文書の変更履歴でバージョン管理し、保存や保管の区別を含めてシステム化したものです。

例えば行政の文書管理などに導入されることも多く、変更履歴を蓄積することで、万が一最新文書を削除してしまったり、手戻りが発生した場合にも、すぐにバーションを戻すことが可能です。

文書書類を中心とする業務では、文書管理システムの導入で業務効率化を図ることができます。

ポイント2:あらゆるデータを格納するならファイルサーバー

ファイルサーバーは、あらゆるデジタルデータ(文書や画像・動画を含む)を格納できるサーバーです。

業務で作成する、あるいは必要な画像データなどを格納するためのサーバーで、比較的安価で小型なものも多数販売されています。

しかし、データをとりあえずサーバーへ入れておく、という運用は望ましくありません。

導入する際には、保管や保存のルールやファイル名の規則をしっかりと決め、検索で目的のファイルがなかなか見つからないという事態を防ぎましょう。

ポイント3:データ化に手間がかかるなら業者を利用する

これまで紙ベースの書類で業務を行なっていた場合、すでに大量の紙の書類が蓄積されていることでしょう。

これらをデジタルデータ化するには、人件費と工数がかかります。

そこで利用したいのが、紙のデータをデジタルデータ化してくれる業者です。

商社大手の大塚商会でも「スキャニングサービス」を行なっています。

時間をかけてでも自社で行う場合には、導入したシステムと複合機を連携させてデジタル化できますし、とにかく短期間出データ化を完了させたい場合には、業者を利用することも検討しましょう。

スケジュール管理システムの導入

スケジュール管理システムの導入もまた、業務効率化で初期に着手すべきことです。

プロジェクト単位、あるいは企業単位で個々のスケジュールを共有すれば、全体のタスクを把握できます。

タスクの把握は、スムーズな業務進行にも重要ですし、個々のタスクを確認・フォローするという意味でも、業務効率化につながります。

例えば、そのメンバーがいなければ業務が止まってしまうという事態を防ぎますし、業務の進捗管理にも最適です。

スケジュール管理システムのポイント

スケジュール管理システム導入のポイントは、利用人数や業務スタイルを明確にして、システムを選定することです。

例えば、カレンダーをメインとした管理を目指す、あるいはタスクの進捗を重視するなどを明確にしましょう。

ポイント1:何をメインに管理するかを明確にする

スケジュール管理を行う場合、何をメインに管理するかを明確にしましょう。

スケジュールのみを管理する場合は、カレンダーをメインとした管理、プロジェクト単位でタスク管理を行う場合は、ガントチャートを利用できるシステムを導入するとよいでしょう。

管理方法の明確化によって、利用するツールの選定基準を作ることが可能です。

ポイント2:適したスケジュール管理ツールを選定する

少人数でカレンダーをメインに管理をしたい場合は、無料のGoogleカレンダーなど、手軽なツールからためしてみましょう。

複数人のプロジェクトで管理したい場合には、サイボウズのグループウェア導入を検討することも選択肢の一つです。

タスク管理をメインにするならば、無料のTrelloなど、タスク管理をメインに使えるWebサービスの利用も検討できます。

業務効率化のために管理すべきスタイルは、営業職や技術職によって求めるものが違いますので、カレンダー形式かタスク形式かを選定するところから始めてもよいでしょう。

連絡チャットを利用する

同じオフィスで勤務するメンバー同士でも、頻繁に話しかけると業務効率は落ちます。作業の手を都度止める必要があるからです。

このような場合は、細かな連絡や確認事項にチャットシステムを導入しましょう。

疑問点や連絡をチャットシステムに流しておくことで、各自が自身のタイミングで返信できますし、メールのように形式的な文章も必要ありません。

チャットシステムが定着すれば、オフィス内での簡単なコミュニケーションはもちろん、外出の多い従業員ともリアルタイムで簡単に連絡できるなど、業務効率化を図れます。

また、チャットシステムの導入は、テレワーク導入も視野に入れた働き方改革にも役立つのです。

連絡チャットのポイント

連絡チャットシステム導入のポイントは、自社業務のどの部分に使うかによって選定しましょう。

簡単な業務連絡に使う

メールでも問題ないけど、もっと気軽に意見や情報のやり取りをしたいならば「ChatWork」が便利です。

個人同士のチャットはもちろん、チームやグループ単位での複数人チャットにも使えます。

全体への周知事項などはグループチャットへ流し、個人的な質問などは個別チャットで会話ができます。

システム開発に使う

システム開発で使うのならば、「Slack」が便利です。

プロジェクト毎のチャンネルを作れば、開発途中に発生した問題をチャンネル宛に流すことで、全員が確認できます。

解決策がわかる人が質問に答えたり、自在のソースをチャットへ流すことで、ピンポイントな解決策をみんなで考えることが可能です。

ショートカットキーを覚える

キーボードのショートカットキーを覚えることで、個人の業務効率化につながります。

文章やプログラムを入力する場合、キーボード操作とマウスの操作を行います。

全体的なオペレーションはマウスの方が効率的ですが、キーボードを打っている時の簡単な操作をショートカットキーに変えることで、さらに効率化を図れます。

ショートカットキーを覚えるポイント

ショートカットキーを覚えるポイントは、頻繁に使う機能だけを覚えておくことです。

例えば、以下のショートカットキーを覚えるだけでも、キーボードからマウスへの手の動作を短縮できますので、ぜひ実行してみてください。

【Ctrlキーとの組み合わせ】

  • Ctrl + A:全選択
  • Ctrl + C:コピー
  • Ctrl + V:貼り付け
  • Ctrl + X:切り取り
  • Ctrl + F:検索
  • Ctrl + Z:元に戻す
  • Ctrl + Y:操作を戻す(Ctrl + Zの逆)

※MacOSの場合は、「Ctrl」部分を「cmd」に置き換えてください。

実験的に少人数で導入してみる

業務効率化のアイディア導入は、まず少人数で実行してみることをおすすめします。

急に全体へ導入すると、業務効率化どころか、逆に効率が悪くなります。

なぜなら、作業手順が変わることで、必ず一定期間は作業のリズムが崩れるからです。

もし、作業のリズムが崩れた上に、導入したアイディアが自社には合っていなかった場合、非常に無駄な工数がかかってしまいます。

まずは、業務効率化を進めるチームで、実際にアイディアやシステムを導入し、一通りの業務を続けてみてください。

評価ポイントを作成し、効率が上がるようであれば、少しずつ社内に広げていきましょう。

評価ポイントは、業務効率化で目指す目的に合わせて作成してください。

例えば、以下のようなものです。

  • 同じ作業でも、確認時間が短縮した
  • 連絡に対するレスポンスが上がった
  • 業務終了後の残務(書類整理など)が減った
  • 次のタスクを瞬時に確認できた
  • ある程度の業務をルーティン化できた

など。

業種によっても業務効率化の目的は異なりますので、一日の業務を通してマニュアル化できる部分やシステム化すべき部分を洗い出し、少人数で実験的に取り組みましょう。

まとめ:業務効率化のアイディアで社内全体の生産性向上を目指す

業務効率化のアイディアがうまく機能すれば、社内の生産性向上を目指せます。

また、無駄な時間を省くことで業務もスムーズになり、従業員の働き方も変わってくるでしょう。

いきなり大きな業務手順の変更をすると混乱しますので、効率化できるアイディアを少しずつ浸透させていくことがポイントです。