トレロのおすすめの使い方を解説【個人やチームで使える高い自由度】

トレロの基礎知識

トレロ(Trello)は非常に便利なタスク管理ツールですが、自由度が高いため利用前に基礎的な知識を抑えておく必要があります。

トレロは工夫次第で、個人でもチームでも便利に使えます。

まずは、トレロとは何なのか、そして利用する際に必要な各名称と機能を把握しておきましょう。

トレロとは

トレロ(Trello)とは、タスク管理ツールです。

Webブラウザとスマホアプリで利用できるため、使い勝手の良いツールだと言えます。

自由度が高く、工夫次第ではプライベートでもビジネスでも利用でき、チームのタスク管理やスケジュール管理にも幅広く活用できるでしょう。

トレロの各名称と機能

トレロは基本的に、大枠のボードを作り、その中に工程などのリストを作ります。さらに、リストの中にカードと呼ばれるタスクを追加して管理します。

「ボード」「リスト」「カード」は、その目的に合わせて自由に使えますでの、使う人や目的によって千差万別な画面になるでしょう。

トレロの大まかな機能

トレロを使う際に必要な基礎知識は、「ボード」「リスト」「カード」の使い方です。

それぞれの位置関係は「ボード」>「リスト」>「カード」です。

・ボード

ボードはタスクの大きな分類で。付箋を貼るためのコルクボードのイメージです。

全てのタスクは、ボードの中に作成します。

・リスト

リストは、ボードの中を整理するために作る小枠です。

各リストの中には、タスクを記載するカードを作成します。

・カード

カードは一つ一つのタスクで、各リストの中に作成します。

カードはドラック&ドロップで動かせますので、タスクの現工程のリストへスライドさせることで、現在の状況が一目で確認できる仕組みです。

カード内で使える機能

実際のタスクであるカードには、タスクごとに設定できる項目があります。

・説明

タスクについての詳細な内容を入力できます。

開発プロジェクトであれば、機能詳細を明確に記載しておくと便利です。

・メンバー

トレロをチームや複数人で利用している場合に、誰がタスクを担当するのかを設定します。

また、タスクをその他のメンバーへアサインする時にも使えます。

個人で使っている場合には、「メンバー」機能を使うシーンは少ないでしょう。

・ラベル

ラベルを付けることで、タスクの分類を一目で確認できます。

例えば、「緊急」などのラベルを付けたり、お客様へ電話タスクに「TEL」と付けたりすることで、優先順位の判断に便利です。

また、「文書作成」をリスト化した場合には、ラベルでお客様名を付けておくことで、宛先ミスなどの予防にもなります。

・チェックリスト

チェックリストを使うことで、タスクをさらに細分化できます。

例えば、客先へ訪問する際に必要なものをチェックリストとして羅列しておくことで、漏れを防げます。

複数人でのタスクならば、細分化された作業で何が未完了なのかを視覚的に確認できますし、作業の重複も起こりません。

・期限

タスクの期限を設定します。先の予定であるほどリマインダーを設定しておきましょう。

リマインダーは、デスクトップ通知やメールへの通知設定が可能です。

・添付ファイル

添付ファイルでは、タスクに必要なファイルをアップロードしたり、クラウドストレージを指定したりできます。

添付元は以下から選択できます。

  • ローカルコンピュータ
  • Trello
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Box
  • OneDrive

また、リンクを添付ファイルとして追加できますので、タスクに関係ある参考資料のURLも添付しておきましょう。

ドキュメント作成タスクならば、Googleドキュメントのリンクを直接添付しておき、トレロを開けば作業ができる状況を作れるので便利です。

・アクティビティログ

タスクに対する操作ログが、アクティビティログで確認できます。

チェックリストをいつ誰が作ったのか、ファイル添付は誰が行なったのかなど、アクションのすべてがログとして残るので非常に便利です。

記載した情報が削除されているような状況でも、ログを精査することで状況が確認できます。

トレロの基本的な使い方はタスク管理

トレロの基礎知識を踏まえた上で、基本的な使い方を見ていきましょう。

トレロを使う際の一連の流れは次のとおりです。

1.ボードを作成する

ボードを作る基準は、プロジェクト名や顧客名などの大枠を意識しましょう。

2.リストを作成する

例えば開発プロジェクトであれば、「コーディング前」「コーディング中」「完了」などの工程をリスト化します。

つまり、「これからやるタスク」「今やっているタスク」「終わったタスク」を、それぞれの付箋を貼るための枠作りです。

3.カードを作成する

開発プロジェクトなら、これからコーディングするタスクを「コーディング前」リストの中にカードとして作成し、着手した場合は「コーディング中」リストにカードを移動させます。

4.カードの詳細を設定する

タスクの詳細説明や期限、関連するラベルや添付ファイルを設定しましょう。

スマホやタブレットでも利用できる

iPadの画面

iPhoneの画面

トレロは、スマホ(iPhone・Android)やタブレットで利用することで、利便性がさらに広がります。

トレロはアプリとも連携しているため、iPhoneやタブレットを使って確認したり、進捗を進めたりできるのです。

もちろん、アプリから新規ボードやリスト、カードも作成できますので、発生したタスクをその場で登録することも可能です。

個人でのおすすめの使い方

ここでは、一人(個人)でトレロを使う際の、おすすめの使い方を3つの例で紹介しますので、参考にしてください。

  • 営業の顧客リストにも使える
  • 顧客別のタスクをその場でリスト化
  • 個人的なプライベートリストに便利

営業の顧客リストにも使える

フリーランスでも従業員でも、顧客管理にはトレロが便利です。

「顧客リスト」というボードを作り、「契約中の顧客」や「契約終了の顧客」といったリストを作ります。

契約中の顧客リストの中に、顧客名でカードを作ることで、現在契約中の顧客リストが完成です。

顧客名で分かれているカード内容としては、「説明」に顧客の住所や電話場号など、「添付ファイル」には顧客との契約書類などを入れておきます。

また、添付ファイルには名刺の画像をアップロードしておくと良いでしょう。

トレロの「顧客リスト」を見れば、全ての顧客を把握できる状況を作れ、非常に便利です。

顧客別のタスクをその場でリスト化

営業の訪問先で発生したタスクを、iPhoneからそのままトレロへ登録できます。

手帳へメモしても良いのですが、すべてをトレロで管理するというルールを作っておけば、トレロだけで作業の一元管理が可能です。

タスクの詳細についても、説明部分に記載しておきましょう。

個人的なプライベートリストに便利

個人的なプライベートリストには、行きたいお店や欲しいものリストといった使い方もおすすめです。

「行きたいお店」「行ったお店」「欲しいもの」「買ったもの」などをリストで作り、店名や商品名をそれぞれのリストにカードで作成するのです。

カードの詳細には、お店でおすすめの商品をメモしたり、買ったものには購入した日付と感想を書いておくのも良いですね。

チームでのおすすめの使い方

トレロをチームで使う場合には、プロジェクト全体の管理におすすめです。

特にビジネスシーンで、以下のように活用できます。

  • チームのプロジェクト管理に便利
  • タスクのアサインも簡単
  • ファイルの受け渡しもできる

チームのプロジェクト管理に便利

トレロは、タスクを中心としたプロジェクト管理にも役立ちます。

プロジェクト名のホームを作り、工程ごとのリストを作成します。

カードに期限付きのタスクを設定し、担当者をメンバーで振り分けることで、プロジェクト全体がトレロだけで完結するのです。

タスクのアサインも簡単

カードで作成したタスクは、設定でメンバーを設定できます。

プロジェクトに必要なタスクの切り分けができたら、カードにして、各担当者へのアサインをトレロだけで指定できるのです。

メールやチャットでアサインして、アサインされた人がタスク表に書き込んでいくという手間が省けます。

また、すべてのメンバーが見ることができるトレロのカードですので、その他のメンバーに周知することなく伝わります。

ファイルの受け渡しもできる

カードにファイルを添付することで、ファイルの受け渡しも可能です。

ファイルのやりとりだけ、メールやチャットツールを使うことは、やはり手間がかかります。

しかし、トレロの中ですべてが確認できるということは、プロジェクトを進める中、確認すべき場所はトレロに集約できるのです。

ガントチャートでスケジュール管理も可能

トレロは、ガントチャートも利用できます。

PCのブラウザであるChromeの拡張機能として、ガントチャートが提供されているのです。

※残念ながら、スマホやタブレットでは利用できません。

縦軸にカード(タスク)、横軸に年月日が配置されたガントチャートは、カードにタスク期間を設定することで、スケジュール管理にも使えます。

ここまで使いこなすことができたら、Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツールすら、トレロに集約できるでしょう。

Chromeの拡張機能リンク:https://elegantt.com/

まとめ:トレロは工夫次第で仕事でもプライベートでも活躍する

トレロを使うことで、タスク管理からファイルの管理、コミュニケーションまでを一元管理できます。

これまでは、Googleカレンダーやエクセル、メールやチャットツールを利用していた手間を、すべて集約できるのです。

また、使い方次第ではビジネスシーンだけではなく、個人のプライベートでも多くのシーンで利用できますので、あなただけのトレロの使い方を見つけることもできるでしょう。

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