スラックの基本的な使い方とメッセージで使える便利な機能

スラックとは

スラック(Slack)とは、複数人で使えるメッセージツールです。

プロジェクトやチームなどグループに分けたチャンネルを作ることで、目的ごとにまとまったチャットルームを作成できます。

メンバーは所属するチャンネル内で連絡事項やファイルの受け渡し、必要なコミュニケーションを全て行えるため、作業ツールの一元化にも役立つでしょう。

もちろん、雑談チャンネルを作ることで仕事に関係しない会話もできますので、離れた場所で作業している人たちともコミュニケーションがとれます。

スラックの使い方

スラックの使い方は、チームで作業し、確認事項なども多い業務に向いています。

多く使われるのが、ITのシステム開発です。

プロジェクトごとにチャンネルを作り、その中で使用の確認やソースの公開、質問やアイディアを共有します。

同じオフィス内で開発しているチームも、コーディング中に席を立つことなく、確認や相談ができます。

また、テレワークなどの業務形態を採用している働き方でも、スラックを中心に開発を進めることで、離れた場所のメンバーともスムーズに連絡を取り合うことができます。

つまり、スラックは開発者達のハブとして利用できるのです。

スラック画面の基本機能

まずは、スラックの画面を見ながら、基本的な機能を紹介します。

スラックでは、以下の場所と機能を知っておくことで、最低限の機能を使えますので、覚えておきましょう。

  • チャンネルはチームが会話する場所
  • チャンネルの追加手順
  • ダイレクトメッセージは個人的な会話をする場所

チャンネルはメンバーが会話する場所

画面左メニューにある「チャンネル」には、プロジェクトやチームごとの部屋を作れます。

チャンネルはメンバーが会話する場所

スラックは基本的に、このチャンネルの中でメンバー同士が会話をしコミュニケーションをとることで、作業を円滑に進めることができます。

チャンネルへアクセスできるメンバーは、設定により2パターンあります。

  • 誰でも参加できるチャンネル
  • 招待されたメンバーだけが使えるプライベートチャンネル

チャンネルの権限は、チャンネルを作成するときに設定できます。

チャンネルの追加手順

チャンネルを追加するのは、わずか3ステップです。

1.画面左のメニューにある「チャンネル」横の「+」をクリックする
チャンネルの追加手順1

2.以下の項目を入力する
・名前:チャンネルの名前(プロジェクト名など)
・説明(任意):どのようなチャンネルなのかを任意で記載
・プライベートチャンネルにする:招待メンバーだけで使う場合は、右のスイッチをチェック

3.「作成」ボタンをクリック
チャンネルの追加手順2

これで、チャンネルの作成は完了です。

プライベートチャンネルにした場合は、メンバーへの招待を忘れずに行いましょう。

ダイレクトメッセージは個人的な会話をする場所

ダイレクトメッセージは、個別のチャットです。
ダイレクトメッセージは個人的な会話をする場所

チャンネルに投稿するメッセージは、メンバー全てが読めます。

個人宛にちょっと聞きたい質問などは、ダイレクトメッセージで伝えましょう。

チャンネルにはメンバー全員のメッセージがありますので、見落とす可能性もあります。

メンバーを招待するにはメールアドレスが必要

ワークスペースに参加していないメンバーを招待するには、メールアドレスを登録する必要があります。

1.メイン画面中央の「このプライベートチャンネルにメンバーを追加する」をクリックする
メンバーを招待1

2.「プロジェクトに追加」を選択して「続行する」をクリックする
メンバーを招待2

3.「まず招待する必要があります。」をクリックする
メンバーを招待3

4.「メールアドレス」に、招待する人のメールアドレスを入力して、「招待を送信する」をクリックする
メンバーを招待4

すでに登録されている人をプライベートチャンネルに招待する場合は、メンバーの名前だけで追加できます。

1.メイン画面中央の「このプライベートチャンネルにメンバーを追加する」をクリックする
メンバーを招待5

2.「プロジェクトに追加」を選択して「続行する」をクリックする
メンバーを招待6

3.テキストボックスにメンバーの名前を入力して、「追加」をクリックする
メンバーを招待7

スラックの基本的な設定

スラックを利用する上の基本的な設定を見ておきましょう。

以下の2つは、メンバーに自分のことや、状態を知らせるために役に立ちます。

  • プロフィールの編集
  • ログイン状態の変更

プロフィールの編集

プロフィールを編集しておくことで相手を把握でき、スラックだけを使ったやり取りの中でも、メンバー同士をイメージしやすくなります。

プロフィールの編集手順は以下です。

1.画面左上のワークスペース名をクリックする
スラックの基本的な設定1

2.表示されたメニューから「プロフィール&アカウント」をクリックする
スラックの基本的な設定2

3.画面右の「プロフィールを編集」をクリックする
スラックの基本的な設定3

4.プロフィールを編集する
スラックの基本的な設定4

※有料プランであれば、プロフィールのフィールドを増やすことも可能です。

ログイン状態の変更

ログイン状態の変更では、現在の自分の状態を相手に示せます。

例えば、すぐにメッセージが返せない状況ならば、ログイン状態を「離席中」に変更しておくことで、その他のメンバーが状態を把握できます。

ログイン状態の変更手順は以下です。

1.画面左上のワークスペース名をクリックする
スラックの基本的なログイン状態の変更1設定2

2.表示されたメニューから「ログイン状態を離席中に変更」をクリックする
ログイン状態の変更2

参加メンバーにテレワークを利用している人がいる場合などにも、非常に便利な機能です。

メッセージで使える便利な7つの機能

ここからは、スラックのメッセージで使える便利な機能を紹介します。

スラックを使ったコミュニケーションでは、以下7つを基本的な機能として覚えておくとよいでしょう。

  1. メンションを付けた返信
  2. リアクションで返信
  3.  囲み枠でメッセージを読みやすく
  4.  引用の使い方
  5. メッセージの編集方法
  6. メッセージの削除方法
  7. ファイル送信

1.メンションを付けた返信

メンションとは「@」の後にメンバーの名前を付けて、宛先を明確にする機能です。

送信したメッセージは、チャンネルの全員が読める状態ですので、全体向けなのか個人向けなのかを区別できません。

ダイレクトメッセージを使わず、全員に見えるチャンネル内で個人向けにメッセージを送る場合には、メンションを使います。

全体の流れの中でメンションを使うことで、メンバーのやりとりを全員が把握できますし、自分宛に来たメッセージに気付けます。

2.リアクションで返信

スラックは、リアクションという絵文字で返信できます。

メールのやりとりでは、メッセージをもらったら「承知しました」などの返信を返すことで意思表示をしなければなりませんでした。

一言だけでは失礼に当たる可能性があるので、それなりの文章を書く必要もあります。

しかし、スラックではこれらの手間を省き、絵文字ひとつで「承知」を伝えられます。

リアクションには様々な絵文字がありますので、メンバーとのコミュニケーション度合いに応じて、絵文字を使い分けましょう。

3.囲み枠でメッセージを読みやすく

囲み枠を使うことで、メッセージの中で重要な部分を目立つように装飾できます。

例えば、アイディアを伝えるときには、「以下のような方向性はどうでしょう」とメッセージし、その下でアイディア説明を囲い枠で表記すると、相手も読みやすくなります。

4.引用の使い方

引用は、相手のメッセージに対して返信するときに重宝します。

質問から回答までを、全て文章で書くと非常に読みにくくなります。

そこで、相手の質問を引用し、その下に回答を書くといった使い方です。

5.メッセージの編集

メッセージの編集は、間違えて送信してしまったときに使えます。

メッセージに追記したいこと、あるいは削りたい文章があれば編集をしましょう。

最初から書き直す手間が省けます。

6.メッセージの削除

完全に間違えて送信してしまった場合には、メッセージを削除しましょう。

みんなが読めるチャンネルへのメッセージに、間違えた内容を残しておくと混乱の元になります。

7.ファイル送信

スラックでは、メッセージでファイルを送信できます。

WordやExcelを使った業務もまだまだ多いはずです。

スラックのファイル送信でやりとりすれば、ファイルサーバへファイルを取得しにいく手間も省けますし、ファイルの送信を辿ることでログにもなります。

スラックをスマホで使う

スラックはスマホアプリでも使えます。

PCの前にいなくても、メンバーの進捗ややりとりを確認できますし、送信されたファイルをスマホでチェックすることも可能です。

スラックを利用するならば、スマホアプリも導入すると非常に便利です。

スラックアプリの使い方

Webブラウザで使うスラックとスラックアプリでは、使い勝手が違います。

スマホアプリは基本的に移動中でも素早く返信したり、ファイルをチェックしたりするツールとして活用しましょう。

メッセージ画面で使える機能

メッセージ画面では、4つの機能が使えます。

①メンション

②コード表記

③添付ファイル

④写真の送付

スラックアプリの使い方

チャンネルの移動

画面左上の「三」をタップすることで、チャンネルの移動や検索機能が使えます。
チャンネルの移動

ステータスの設定

画面右上の設定マーク(縦の「・」マーク)をタップすることで、ステータスの設定やおやすみモードの設定などのステータスが変更できます。
ステータスの設定

スラックに連携できるツール

スラックは、外部ツールとも連携できます。

連携できるツールは、クラウドストレージやカレンダー、タスク管理ツールや開発ツールなど様々です。

スラックに連携できるツール

一例としては、以下が挙げられます。

  • Googleドライブ
  • Googleカレンダー
  • Trello
  • Github

など。

Googleドライブ

Googleドライブをスラックと連携することで、スラック上からGoogleドライブへアクセスできます。

わざわざGoogleドライブへ遷移する必要がないのです。

Googleカレンダー

Googleカレンダーを連携することで、スラック上でスケジュールを共有でき、リマインダーなども利用できます。

Trello

Trello(トレロ)はタスク管理ツールです。

スラックと連携することで、Trelloのカード管理や期限などをスラック上から行えます。

Github

Githubは、チームでシステム開発を円滑に行うためのツールです。

スラックと連携することで、チャンネルでイベント通知を受け取ったり業務状況をスラック上で把握できたりするようになります。

Twitter

スラックとTwitterを連携すれば、スラックにツイートを表示できます。

チェックしたい人のツイートをスラックで確認できれば、見逃すことはなくなります。

まとめ:スラックを上手に使えば仕事とコミュニケーションが効率的になる

スラックは、プロジェクトやメンバーごとにチャンネルを作れるコミュニケーションツールです。

その使い方は自由度が高く、スマホアプリを使ったり外部連携したりと、業務に必要なツールの窓口としても利用できます。

仕事のプラットフォームが分散している場合には、スラックに集約することで業務効率化を目指しましょう。