タスク管理はエクセルでもできる!無料で使えるテンプレートとその選び方

この記事では、エクセルでのタスク管理についての解説と、タスク管理をする際に活用するエクセルの無料テンプレートをご紹介します。

仕事でも使えるエクセルでのタスク管理

タスク管理はエクセルでも可能です。

タスク管理専用のソフトウェアやアプリは、目的は同じですが操作性はそれぞれ異なります。

新しいオペレーションを一から学ぶのではなく、使い慣れたソフトで効率的に導入したい場合には、エクセルでタスク管理することも視野に入れましょう。

タスク管理専用の無料テンプレートを使えば、ゼロからマクロで開発するという手間をかける必要はありません。

しっかりと作り込まれたタスク管理テンプレートなら、仕事でも十分に使えますし、導入も簡単です。

エクセルでタスク管理をするメリット

エクセルでのタスク管理には、以下の3つの大きなメリットがあります。

  • エクセルは操作にも馴染みがある
  • 導入時のコスト削減
  • ある程度のカスタマイズが可能

エクセルは操作にも馴染みがある

エクセルは多くのPC業務経験者に馴染みのあるソフトウェアです。

タスク管理をエクセルで行えば、基本的な操作を覚える手間もなく、入力方法に戸惑うこともないでしょう。

エクセルをベースに作られたテンプレートを使えば、ある程度はオペレーションの予想がつきやすく、操作しやすいのです。

全く新しいソフトウェアよりも、普段から使い慣れているソフトウェアを利用した方がスムーズに導入できます。

導入時のコスト削減

タスク管理のテンプレートを使うことで、導入時のコストを削減できます。

無料のテンプレートを使えば、システム開発に人件費は必要ありませんし、グループウェアのようにランニングコストもかかりません。

複雑なマクロを組まれていても、それを全て理解する必要はありませんので、学習に工数を割くこともないのです。

ある程度のカスタマイズが可能

エクセルの利用経験があれば、テンプレートのカスタマイズもできます。

専用ソフトウェアならば、完成されたオペレーションに従って利用しなければなりません。

しかし、ベースがエクセルのタスク管理テンプレートなら、項目数などの基本設定はもちろん、使いやすいように簡単なマクロを追加することも可能です。

エクセルでタスク管理をするデメリット

エクセルでタスク管理を行う際、導入の容易さなどのメリットがある一方、以下のようなデメリットもあります。

  • Officeの購入が必要
  • 環境が変わると機能しなくなる可能性がある

Officeの購入が必要

まず、エクセルはMicrosoftの製品ですので、複数人でタスク管理を行うには、人数分のOfficeを購入しなければなりません。

テンプレートが無料でも、それを動かすエクセルは有料です。

最近では、サブスクリプションのOffice365という製品が安価で利用できますが、法人用の「Office 365 Business」でも月額900円の年間契約(ユーザー人数分)が必要です。

環境が変わると機能しなくなる可能性がある

関数やマクロで作成されているテンプレートの場合、OSやOfficeのバージョンや種類によっては、正常に動作しない可能性があります。

これまで問題なく利用できていた無料テンプレートも、PCを買い換えたら動かなくなるという事態が想定されるのです。

特に、VBAなどで組まれたテンプレートの場合、エクセルのバージョンが変わったときにエラーが発生する可能性があります。

また、WindowsとMacOSの違いなど、環境によっては互換性がないものもありますので注意が必要です。

テンプレートにはガントチャートが多い

タスク管理といえば、項目を縦に並べていくタイプをイメージする人も多いかもしれませんが、エクセルを使ったタスク管理のテンプレートは、ガントチャートを基準にしたものがほとんどです。

ガントチャートは、縦軸にタスク項目、横軸に時間を配置することで、進捗を横帯で確認できます。

例えば、システム開発のタスク管理では、タスクの進捗が視覚的に分かりやすいガントチャートが人気です。

テンプレートを選ぶポイント

エクセルで使えるタスク管理テンプレートを選ぶときのポイントは、使いやすく、管理しやすいことです。

例えば、オペレーションのしやすさを優先するならば、入力項目が少ないものを選びましょう。

また、進捗の見やすさを優先するならば、進捗率などを入力することで、自動的にガントチャートを描画してくれるタイプがよいでしょう。

タスク管理において重要視するポイントを明確にすることで、適したテンプレートを選べます。

無料のタスク管理テンプレート

無料のタスク管理テンプレートには、Microsoft社公式ものから個人が開発した高機能なものまで、様々なものが提供されています。

ここでは、無料で提供されているタスク管理テンプレートの中から、おすすめのものを紹介します。

Microsoft 日付管理ガントチャート

日付管理ガントチャートは、Microsoft社が公式サイトで提供するタスク管理テンプレートです。

シンプルなガントチャートで、タスクや工数、開始日を入力すれば簡単に使えます。

必要最小限の機能はそろっていますし、Microsoftが公式のテンプレートなので安心です。

ダウンロードリンク:日付管理ガントチャート

・Microsoft タスク管理

ガントチャートではなく、シンプルにタスクを並べるタイプのテンプレートも、Microsoftの公式サイトで提供されています。

タスクと開始日、期日や達成率を入力でき、個々の簡単な進捗管理ができます。

ただし、複数人で工程管理をするには向いていませんので注意が必要です。

ダウンロードリンク:タスク管理

Excel Pro工程表

Excel Pro工程表は、VBAで作成されたテンプレートです。

1カ月/3カ月/6カ月/12カ月の工程表を作成でき、工程の開始日と終了日を入力すると、ガントチャートが自動で描画されます。

無料で利用できますが、有料版(5,000円)を購入することで、VBAソース公開とシート保護が解除されます。

ダウンロードリンク:Excel Pro 工程表

ガントチャートFREE

ガントチャートFREEは、ガントチャート描画機能やプロジェクトカレンダ設定機能、チャート設定機能が充実したタスク管理テンプレートです。

WBS(作業分解構成図)や先行関係を入力すれば、自動的にガントチャートを作成してくれます。

ガントチャートの表示も、日・週・月を切り替えることができ、進捗率を入力することで、タスクの進捗が自動的にガントチャートへ反映されます。

また、休日設定やチャートの形・色も設定が自由です。

ダウンロードリンク:ガントチャートFREE

経費削減委員会

「経費削減委員会」は、無料で使えるタスク管理テンプレートを紹介しているサイトです。

ガントチャートだけではなく、シンプルなリストタイプやスケジュール表、様々な期間に対応したテンプレートが紹介されています。

上述したテンプレートの中にイメージ通りのものがない場合には、「経費削減委員会」のサイトも覗いてみてください。

ダウンロードリンク:経費削減委員会

まとめ:

タスク管理は、エクセルで使える多くのテンプレートが提供されています。

人気が高いのは、各工程を視覚的に素早く確認できるガントチャートです。

自社の環境に合わせて、もっとも使い勝手の良いテンプレートでタスク管理を導入しましょう。