受注のお礼メールの作成方法!【事例付き】

仕事の受注に対するお礼メールには、いくつかのマナーや作成時のポイントがあります。

事前に準備をしておかないと、正しいお礼メールをスムーズに送ることが難しくなるでしょう。

場合によってはお礼メールの不備が原因となって、取引相手とのトラブルに発展するかもしれません。

こちらではそんな仕事を受注したときに用意したいお礼メールの基本と、実際に使える事例をご紹介します。

例文を参考にして、すぐお礼メールを送信できる体制を整えてみましょう。

受注のお礼メールの事例

まずはどんなお礼メールが理想的なのかを、事例から確認します。

実際に利用できる例文を参考に、お礼メールの基本的な構造を学びましょう。

  • ①基本となるお礼メールの事例
  • ②新規取引に対するお礼メールの事例

①基本となるお礼メールの事例

件名:〇〇のご注文へのお礼

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇(役職など) 〇〇様(フルネーム)

平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇、〇〇部の〇〇と申します。

このたびは弊社の製品である「〇〇」をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。
◯月◯日(◯曜日)◯時に納品させていただきますので、ご到着まで今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

「〇〇」についてお気づきの点やご不明な点がありましたら、わたくし〇〇にお気軽にお申し付けください。
誠心誠意を持って対応させていただきます。

今後とも貴社のご期待にお応えしたいと存じますので、ご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。

②新規取引に対するお礼メールの事例

件名:〇〇のご注文へのお礼

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇(役職など) 〇〇様(フルネーム)

平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇、〇〇部の〇〇と申します。

このたびは弊社の製品である「〇〇」を新たにご注文いただきまして、誠にありがとうございます。

今回のご注文から貴社とのお取引を開始できたことを、大変光栄に感じております。
貴社のご高配に、弊社社長〇〇も心より感謝しております。

今後とも末永くご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

ご注文いただきました「〇〇」は、◯月◯日(◯曜日)◯時に納品させていただきますので、ご到着まで今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

「〇〇」についてお気づきの点やご不明な点がありましたら、わたくし〇〇にお気軽にお申し付けください。
誠心誠意を持って対応させていただきます。

取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。

受注のお礼メールを作る際の3つのポイント

受注のお礼メールをスムーズに作るには、下記の3つのポイントを理解することが必要です。

上記の事例と合わせて、お礼メール作成のコツをチェックしましょう。

  • 1.感謝を伝えることを目的にする
  • 2.丁寧さを何よりも心がける
  • 3.ビジネスメールの定型文を用意しておく

感謝を伝えることを目的にする

お礼メールの目的は、受注に対する感謝の気持ちを伝えることです。

事務的にメールを書くのではなく、会社の感謝を相手に届けるつもりで作成しましょう。

感謝を伝えるためには、自分の言葉を文中に取り入れるのがコツです。
例えば「〇〇様とお話ができてよかった」「貴社の事業に弊社の〇〇は役立つ」といった一言を添えると、そのときの気持ちが伝わりやすくなります。

取引相手や受注した契約に合わせて、常に言葉を工夫していきましょう。

丁寧さを何よりも心がける

お礼メールは送信までのスピードも大事ですが、それ以上に重要なのが丁寧さです。

丁寧な内容はお礼メールの基本ですが、注意しなければ簡単に間違えてしまいます。

「〜いただきまして」といった、相手を意識した丁寧な言葉遣いを基本としましょう。

相手の具体的な行動を示して、「ご配慮くださり」「お力添えをいただき」といった言葉で感謝を示すのもポイント。

他にも同じ言葉を連続して使って雑な印象を与えないように、「ありがとうございます」「お礼申し上げます」といった別の表現方法を活用するのもコツです。

社内で利用しているようなラフな文体は避けて、社外に向けた丁寧さを心がけてください。

ビジネスメールの定型文を用意しておく

スムーズに受注のお礼メールを送れるように、普段から定型文を用意しておくこともおすすめです。

すぐに取り出せる定型文があれば、いちいち構成から悩むことはなくなります。

完成までの時間を短縮できるので、受注の確認後すぐにお礼メールを届けることが可能です。

しかし、定型文に頼りすぎるのはNGとなります。

まったく同じメール内容とならないように、毎回手を加えて文章そのものは変えるようにしましょう。

受注のお礼メール以外にも「打ち合わせへのお礼メール」「受注内容の変更に関するメール」など、定型文を用意しておくと便利なビジネスメールはいくつかあります。

時間を見つけてそれぞれの定型文を作成し、業務の時短を行いましょう。

受注のお礼メールを送信するタイミングは?

受注のお礼メールは、いつ送信するのが適切なのでしょうか。

お礼メールの気持ちをきちんと伝えるためにも、送信タイミングも確認してみてください。

  • 契約したその日のうちに送るのが最適
  • 遅くとも翌日には対応するのがマナー

契約したその日のうちに送るのが最適

お礼メールは基本的に、契約が行われたその日のうちに送るのが理想的です。

仕事依頼に対しての返事が遅いと、取引先が不安を感じることがあります。

相手が案件について少しでも安心できるように、素早い返信を心がけることが必要です。

契約が行われた日はなるべく時間を作って、お礼メールをその日のうちに送信しましょう。

遅くとも翌日には対応するのがマナー

お礼メールは遅くとも、受注の翌日には送るのがマナーです。

遅くなるほどお礼メールの効果はなくなるので、対応が後手に回らないように気をつけましょう。

お礼メールはその後実際に会うまでのつなぎになるため、数日後では意味がないケースもあります。

翌日をタイムリミットに設定して、最低限のマナーは守るようにしましょう。

受注のお礼メールに返信する必要はある?

受注のお礼メールがきた場合、それに対して返信をする必要があるのかも気になります。

こちらから発注を行うケースも考慮して、お礼メールに返信する必要があるのかを調べてみましょう。

  • 内容に問題がなければ必要ないケースも多い
  • 納期や数量の確認を行う

内容に問題がなければ必要ないケースも多い

受注のお礼メールの内容に問題がなければ、特別返信を行わなくても大丈夫なケースは多いです。

「返信不要です」などの記載があった場合には、返信は不要だと判断できます。

こちらから送ったお礼メールに返信がいらない場合には、事前に不要であることを書いておくといいでしょう。

一方で、お礼メールに返信をしてもまったく問題はありません。

簡単に「メールのご確認ありがとうございます」といったメールを送り、改めて返信が不要なことを伝えるのもいいでしょう。

まずはお礼メールの内容を確認し、それに合わせて返信の必要性を判断しましょう。

納期や数量の確認を行う

受注に対してのお礼メールには、基本的に商品の納期や数量が記載されているため、それらを確認する必要があります。

もし間違いが見つかった場合には早めに連絡して、修正を行う必要があるでしょう。

そのためお礼メールを送る場合には、きちんと正しい納期や数量を記載するように注意が必要です。

納期や数量の確認を怠ると、間違っていた場合に大きなトラブルに発展する可能性があります。

お礼メールの段階で修正できるように、返信の必要性と合わせて依頼した内容の確認を行いましょう。

まとめ:受注のお礼メールは次の仕事にもつなげられる!

受注のお礼メールは、次の仕事にもつながるビジネスの基本です。

こちらでコツやタイミングを確認し、正しいお礼メールが出せるように備えましょう。

仕事の受注という成果をきちんと形にするためにも、お礼メールは重要です。

お礼メールの作成に悩んだときは、上記を参考に構成を作ってみてください。