会議資料の作り方!ワード・エクセル・パワーポイント…全ツール共通のシンプルな作成手順

会議資料を作ったことがない人にとって、そもそもどのツールを使えば良いのか何から書き出せばいいのか、デザインや構成のポイントなど疑問ばかりが浮かんではいませんか?

会議資料が上手く作れないと会議の進行にも影響を及ぼし、自分の評価にも直結するのではないかと心配になる方もいるでしょう。

会議資料を上手につくるためには、複雑なことを学ぶ必要はありません。

自分が伝えたいことや会議の目的が明確になっていれば、迷うことなく会議資料を作り進めることができます。

自己流で作る会議資料も悪くは無いですが、早い段階で作り方のノウハウを身に着けることで、自分の会議資料作成に対する自信や仕事の満足度は高まるでしょう。

会議資料の作り方を学ぶのは、早ければ早いほど、自分のスキルとして定着していきます。

まずは会議資料の作り方を検索した今のあなた、その意欲を大事に会議資料の基本的な作り方を一緒に学んでいきましょう。

作成手順①:会議資料の目的を明確にする

会議資料を作る前に、まずは何を目的として資料を作るのかを明確にしておきましょう。

目的がわからないまま作成すると方向性の間違った資料が出来上がってしまい、結果として会議を行う意味がなくなってしまいます。

もし会議に参加できなかった方がいても、明確な目的のもとに作られた会議資料であれば、参照するだけで会議内容のスムーズな共有につながります。

それだけでも、会議資料を作った意味はかなり大きなものになるでしょう。

まずは会議資料を作る目的を、順を追って明確にしていってください。

作成手順②:会議資料の構成を決める

会議資料を作る目的が決まった後は、資料の構成を決めていきます。

伝えたいことがはっきりしても伝える手順を間違えてしまうと、読み手には全く必要な情報が伝わりません。

例えば、商品の提案をしたいときに伝えたいことはたくさんありますよね。

その商品のスペック・値段・使用するメリット・使い方など…。

しかし構成を正しく考えていないと、その商品を紹介したい気持ちばかりが先走って必要な情報を伝え忘れてしまうかもしれません。

会議資料の目的を余すことなく聞き手に伝えるために、もれのない構成を考えましょう。

  • 会議資料の構成例
  • 構成に沿って必要な情報を集める

会議資料の構成例

会議資料の構成案をご紹介いたします。

・表紙
・自己紹介
・アジェンダ
・課題の提示
・解決策や具体例
・メリット:商材やサービスを利用するメリット
・根拠
・行動の喚起(提案の場合)
・まとめ

会議資料にも始まりから終わりまでのストーリーを作ってあげることで、読み手を立ち止まらせることなくスムーズに会議の内容に惹きつけることができます。

特に提案を目的とした会議資料ですと最終的には行動(商品を買ってもらうことや、その検討をしてもらうこと)に繋げることが目標ですので、行動を促すシーンを盛り込むことが大切です。

会議資料は、方向性と同時に構成を作成することも始めていきましょう。

今回ご紹介した構成は一例ですので、他の人の会議資料を沢山読み参考にしてみてください。

構成に沿って必要な情報を集める

構成が決まり会議資料の道筋が見えてきた後は、聞き手が関心を持って資料を参照できるように、必要な情報収集を行います。

提案・報告を行うにあたり提示するものに関しての情報が曖昧だと、会議資料の内容に信憑性がなくなり根拠のあるプレゼンや議論が出来なくなってしまいます。

例えば提案が目的の場合、自らが提案をする企画や商品のメリットを伝えられなければ、それ以上の魅力を提案から感じ取るのは難しくなります。

聞き手は感想を聞きたいのではなく、根拠のある事実に基づいた情報を必要としています。

確かな情報があることで、初めて「判断が必要」な種類の事案と認識されるのです。

会議の参加者が積極的に内容に関われるような会議資料を作るために、会議資料を作る目的や構成に沿って必要な情報を丁寧に収集していきましょう。

作成手順③会議資料のレイアウトを決めよう!

会議資料の内容が決まったら、あとはそれをどのようにレイアウトするのかを決めます。

レイアウトによってせっかくの内容も読む気にならない、なんてもったいないですよね。

コツをつかんで、見やすく興味が湧くような会議資料に仕上げましょう。

  • フォント、文字の大きさに気を配る
  • 文章にはインデックスをつける
  • 数値を載せる際にはグラフ化する

フォント、文字の大きさに気を配る

会議資料の文字のフォントを見やすいものにしたり、文字の大きさに気を配りましょう。

フォントが堅苦しいものですと内容と真逆のイメージを聞き手に与えかねませんし、文字が小さすぎても読みづらく、また大きすぎても資料枚数がかさんでしまい結果として読んでもらえない資料しか完成しません。

読みやすい会議資料にするためには会議の印象がやわらかくなるような丸みを帯びたフォントを使用したり、文字の大きさも、長い時間読むのに疲れない大きさや行間とのバランスを考慮しながら全体像を整えることが大切です。

会議資料の作成には、フォントや文字の大きさも資料の読みやすさに繋がりますので、気を付けてみましょう。

文章にはインデックスをつける

会議資料にインデックスをつけて、文章のまとまりをわかりやすくしましょう。

インデックスとは、目次や見出しの事を指します。インデックスがあると、初めて読む文章でもどこに何が書いてあるのかを示すことが出来ますので、会議資料の内容が一目瞭然となり、読み手が話の全体像を把握しやすくなるのです。

例えばこの記事のように大見出しや小見出しを付けたり、大まかに利点と欠点といった内容の区別でもいいのですが、話をひとくくりにしてまとめていくことがインデックスをつけるということです。

インデックスを付けることで、会議の参加者は話の流れが掴みやすくなります。

会議資料を作成する際には、インデックスをつけて内容のまとまりを強調しましょう。

数値を載せる際にはグラフ化する

会議資料の中で割合や継時的な数字の変化を示したいときには、文字としての数字を羅列するだけではなくグラフを活用しましょう。

グラフ化することで、数字的な情報の入ってくるスピードが格段に早くなります。

例えばある商品を提案したいときに、その商品における年代別のシェア割合は円グラフで示すとわかりやすいでしょう。

その商品の10年間における売上の変化を見る際には、折れ線グラフを使用すると経時的な数字の変化を読み取ることが出来ます。

数字の紹介にはグラフを活用することで、ただの数字の羅列で終わらない会議資料に仕上げましょう。

作成手順④会議資料の上手な見直し方

会議資料は作って終わりではありません。それを有効な会議の一部として役立たせるために果たして十分な内容の会議資料であるのか、という視点で資料を見直してみましょう。

紙面上は成り立っていても、いざ会議の場で資料を使ってみると会議内容にそぐわない展開になっているかもしれません。

会議の時点で気が付いても、後戻りはできません。

自分の目だけで確認するのではなく、例えば1度プレ会議と称して同僚や先輩に見てもらって評価をもらうのも良いでしょう。

また他の人が作った会議資料と比較してみると、不足の部分が見えてくるかもしれません。

会議の場を想定することで、上手な会議資料の見直しをしてみましょう。

会議資料の作り方をより掘り下げる|作り方の本をご紹介

会社では教えてもらえない仕事がデキる人の資料作成のキホン

もっと会議資料の作り方を深く学びたい!という方におすすめなのが『会社では教えてもらえない 仕事がデキる人の 資料作成のキホン』という1冊です。

こちらはビジネス本の「会社では教えてもらえない」シリーズとして出された第2弾ですが、タイトルの通り会議資料作成の初心者を対象とした、基本を丁寧に教えてくれる1冊です。会議資料の作り方以前の様々な疑問を解決してくれます。

ここで紹介した会議資料の作り方はもちろん基礎の基礎ですが、作成の前の段階にフォーカスした内容や資料作成における多くのコツが詰まった内容です。

会議資料を作ることについて理解を深めたい方、より自分のスキルアップを考えている方には『会社では教えてもらえない 仕事がデキる人の 資料作成のキホン』をぜひ参考にしてみてください。

まとめ:会議資料の作り方を学ぶのに、センスは必要ない!

会議資料の作り方について、基本的な手順を紹介してきました。

1番知ってほしいことは、会議資料を作るときに必要なのはセンスではなく会議資料を順番に組み立てられる確かな技術です。

センスは、ある程度は聞き手を引き付ける資料作成に繋がるでしょう。

しかし個性や主張の強い会議資料を作ることが大事なのではありません。

読み手が読みやすく正確に内容が伝わる資料であることこそ、会議資料の求められる姿なのです。

会議資料を作ることに苦手意識を持っているあなた、作り方の基礎を知れば必ずスムーズに会議資料を作れるようになります。

順を追って、丁寧に、伝わる会議資料の作り方を身に着けていきましょう。