リファラル採用の失敗を防ぐ!不採用時のトラブルへの対応法

社員からの紹介によって人材を採用する「リファラル採用」は、きちんとした準備を行わないと失敗する可能性もある採用手段です。

自社で能動的に進める施策になるため外部からのフォローには期待できず、課題やトラブルは自らの手で解決する必要があります。

そこで今回の記事では、リファラル採用を失敗させないための準備の進め方やコツ、成功のために必要なプロセスを解説しました。

リファラル採用が失敗する原因とは?

リファラル採用は優秀な人材の確保につながる採用方法ですが、その過程には失敗の原因も多く隠れています。

失敗の原因がわからないままだとリファラル採用の効率が悪くなり、求める成果を得るのが難しくなります。

まずはリファラル採用が失敗する原因を把握して、避けるべき要因をチェックしてみてください。

リファラル採用の準備が足りていない

リファラル採用は一見簡単に始められる施策に思えますが、実際には多くの準備が必要となる採用方法です。

制度を進めるためのルール作りや社員への教育など、採用にかかる工数は意外なほど多くなります。

準備が必要という前提条件を理解することが、リファラル採用を失敗させない基本になります。

すぐに成果が出るという勘違い

リファラル採用は基本的に、長期的な目標を持って臨む施策になります。

そのため短期で成果を得ようと考えている場合には、失敗する可能性が高くなるでしょう。

リファラル採用の成功には実際の採用工程の中で修正点を見つけたり、自社の状況に合わせて別の採用方法と併用したりといった工夫が不可欠です。

すぐに成果が出るわけではないという事実を把握することも、リファラル採用の失敗を避けるポイントになるでしょう。

リファラル採用を失敗させないための準備

それでは実際にリファラル採用を失敗させないためには、どのような準備が必要なのでしょうか。

特に意識すべき点を以下から確認し、失敗しないためのコツを把握してみてください。

  • 制度を社内で可視化する
  • その他の採用方法とも併用する
  • 社員にメリットを提示する

制度を社内で可視化する/h3>

リファラル採用の制度を社内で可視化することが、失敗させないためのコツになります。

制度の可視化が不十分だと、リファラル採用の方向性や魅力が理解しづらくなり、社員がとっつきにくくなるでしょう。

全社員にリファラル採用の概要を解説するだけでなく、詳細なルールや理念などをいつでも確認できるようにマニュアルを作成するのもおすすめです。

特に採用を行う社員に関係する報酬や禁止事項などは、常に可視化するのが重要です。

他にもリファラル採用の現状や社員ごとの成果を発表して、全体の士気を高めることも考えられます。

リファラル採用を実行する際には制度全体を可視化し、透明性の高い環境を整備しましょう。

その他の採用方法とも併用する

リファラル採用1本に頼って採用活動を行うと、柔軟に人材を集めるのが難しくなります。

既存の採用方法である転職サービスやエージェントも併用して、あらゆるパターンで人材を獲得できるように備えることも失敗を避けるポイントです。

リファラル採用ではじっくり時間をかけて人材を勧誘してもらうことも多いので、即座に人が欲しい場合には不向きの採用方法になります。
とにかく早く人員を補充したいときは転職サービスで、企業が求めるスキルを持った優秀な人材はリファラル採用で、そういった使い分けが重要になるでしょう。

リファラル採用と各採用方法の併用を実施し、隙のない採用システムを社内に導入することがコツです。

社員にメリットを提示する

リファラル採用は社員の行動次第で成否が分かれる採用方法となるので、きちんと社員に対してメリットを提示することも大切です。

インセンティブとして報酬が支払われること、成果が評価につながることなどを明記して、リファラル採用に携わる動機付けを進めましょう。

明確なメリットがないと、社員にとってのリファラル採用は「自分のライバルが増える」「人間関係が悪くなるかも」といったデメリットばかりが目につくようになります。

そういった失敗の種になる不安を払拭するためにも、リファラル採用における社員へのメリットは提示するようにしましょう。

リファラル採用が他の採用方法と違うポイント・注意点

リファラル採用は他の採用方法とは違う点が多く、これまでと同じ感覚で進めると失敗する可能性が出てきます。

以下でリファラル採用ならではの注意点をチェックし、意識しておくべきポイントを把握しましょう。

  • まずは社員に集客を意識させる
  • 面接ではなく面談を行う
  • 不採用時のケアも欠かさない
  • 不採用時にトラブルになった場合の対処法

まずは社員に集客を意識させる

リファラル採用は社員の紹介によって成り立つ制度ですが、いきなり「人材を紹介してくれ」と言われても戸惑う社員がほとんどです。

そのためまずは社員に「集客」させることを意識し、心理的なハードルを下げるのがポイントになります。

最初は企業が開催する採用イベントや面談への気軽な参加を促すような形にすることで、社員の負担とリファラル採用が失敗する可能性を減らすことができるでしょう。

通常の採用方法とは違って、まずは集客のような事前段階を踏んで採用活動を進めていけるのがリファラル採用のメリットです。

面接ではなく面談を行う

リファラル採用では、面接というよりも「面談」を行うつもりで転職者に会うのが失敗しないためのポイントです。

リファラル採用によって紹介された人材は、「友人に勧められたから」といった気軽な理由で話を聞きに来るケースが多くなります。

そのため企業側が厳しい面接を行うと、転職者は尻込みしたり対応に不満を感じたりする可能性があるでしょう。

リファラル採用で紹介された人材は、必ずしも入社する意欲があるとは限りません。

そのため最初は認識をすり合わせる目的で、気軽な面談を行うようにしましょう。

不採用時のケアも欠かさない

リファラル採用を行うのなら、転職者が不採用になったケースを考慮して、ケアを行うことも失敗を防ぐためには必要です。

通常の面接とは違い、転職者は自社の社員と個人的な関わりを持つ人物になるため、不採用を理由に紹介した社員と転職者の関係が悪化する可能性もあります。

一方的に不採用を通知するのではなく、「転職者の求める環境や待遇を弊社が準備できなかった」「その能力を活かすには別の業界の方が向いていると思われる」といった不採用の理由を提示しましょう。

間違っても批判するようなことがないように、その後のケアを意識して不採用を通知してください。

不採用時にトラブルになった場合の対処法

ケアを行ったにも関わらず不採用時に転職者とトラブルになった場合、企業が積極的に仲裁する必要があります。

紹介した社員に丸投げするのではなく、きちんと不採用になった経緯と理由を説明し、社員を守るように努めましょう。

その後はトラブルの原因を確認し、それを全社員で共有するのが制度の失敗を避けるコツです。

企業側と社員の認識の違いなどが原因の場合は、その機会を利用して今一度リファラル採用の目的や方向性、注意点などを確認しましょう。

不採用時のトラブルを放置せずにきちんと解決することは、その後のリファラル採用を失敗させないための準備になります。

リファラル採用に使えるおすすめのツール

リファラル採用をサポートする専用のツールを使うことも、失敗を避けるポイントになります。

以下のおすすめツールの中から、気になるものをチェックしてみてください。

  • GLOVER HR
  • MyRefer
  • Refcome

GLOVER HR

大手人材会社リクルートが提供するリファラル採用ツールが、「GLOVER HR」です。

進捗状況の可視化やテンプレートメッセージを用いた簡単な手法、プロによるサポートなどが魅力のツールになっています。

人事や社員に負荷をかけずにリファラル採用を進めたいときには、GLOVER HRがおすすめです。

MyRefer

MyRefer」はスマホに最適化されたマイページから、SNSやメールを使って簡単に紹介が行えるツールです。

活動状況の可視化やランキング機能などが利用でき、社員の自発的な採用活動をサポートして失敗しないための環境を作ります。

Refcome

アプリ通知を使った手軽な紹介フローや、社員や部門ごとの活動量の可視化といった点が魅力なのが「Refcome」です。

人事を経験したアドバイザーから支援を受けられるので、リファラル採用のノウハウを学ぶこともできます。

リファラル採用を実施した企業の事例

リファラル採用はすでに多くの企業で導入されています。

いくつかの事例を確認して、失敗しないための参考にしてみましょう。

  • メルカリの事例
  • サイバーエージェントの事例
  • freeeの事例

メルカリの事例

フリマアプリを運用する「メルカリ」では、約6割の社員がリファラル採用で獲得されているとのこと。

リファラル採用の活動で必要となった会食の報告は3行のみでOK、会食費用は全額会社負担、そんなルール作りで社員が積極的に参加できる体制を整えています。

サイバーエージェントの事例

「サイバーエージェント」では、35歳以下の社員に対してリファラル採用に関するメルマガを配信し、紹介しやすい環境を作っています。

社内におけるリファラル採用の認知度を高めるために、ポスターやデジタルサイネージで報告するスタイルを取っているのも特徴。

入社初日に行うオリエンテーションでリファラル採用を告知するなど、失敗しないために社内全体への浸透を目指しています。

freeeの事例

「freee」ではリファラル採用で求める人材のスキルや経歴を社内メディアを通して提示し、社員が探しやすくなるようなサポートをしています。

夕食の弁当が無料で支給される制度を、社員だけでなくリファラル採用の対象となる人材にまで広げたことで、気軽に会社を見てもらうきっかけを作った点は失敗しないための参考になります。

まとめ:リファラル採用を失敗しないための準備を進めよう

リファラル採用は簡単な採用制度に見えて、実は面倒な部分や手間がかかる点が多いのです。

そういった難しさを理解せずに導入してしまうと、失敗の原因になってしまうでしょう。

この機会にリファラル採用を失敗させないための方法を確認し、求める人材を確保するために必要な準備を把握してみてください。